Організація стратегічної сесії: вибір формату та рекомендації

1. Онлайн формат.

Онлайн формат дозволяє учасникам брати участь у сесії з будь-якого місця, що зручно для них. Для успішної онлайн сесії важливе дотримання низки умов. Ось деякі рекомендації:

Створіть віртуальне робоче середовище для учасників, де вони можуть спілкуватися та обмінюватися ідеями. Часто це цифрові дошки, хмарні простори для акумуляції та обміну інформацією.
Опційно попередньо проведіть ефективні базові вправи для налагодження командної роботи в онлайн режимі (спільні сесії вирівнювання очікувань, ретроспективи та ін.).
Забезпечте зручний час для всіх учасників, враховуючи різницю в часових поясах.
Заздалегідь надайте інструкції щодо використання онлайн платформи та правил сесії.
Заздалегідь запросіть всіх учасників увімкнути камеру і підготуйте для них спільний віртуальний фон. Це допоможе учасникам бути більш відкритими та створить відчуття єдиного простору.

2. Офлайн формат.

Офлайн зустрічі топ-команди найбільш ефективні, оскільки вони створюють можливість для неформального спілкування та позитивної командної динаміки. Ось деякі рекомендації:

Виберіть просторе та комфортне приміщення для сесії.
Забезпечте хороше освітлення, вентиляцію, та необхідне обладнання для фасилітатора або коуча.
Окрему увагу необхідно приділити дизайну\архітектурі простору, а це - правильне розміщення столів, бордів, фліпчартів. Завдяки цьому зустріч матиме необхідну динаміку.
Передбачте велику кількість місць для учасників, в тому числі місця, де учасники можуть усамітнитись за потреби наприклад у разі раптового критичного дзвінка. Організуйте каво-перерви та обіди.

3. Змішаний формат

Змішаний формат використовується, коли частина команди зустрічається офлайн, а інша - онлайн. З досвіду він є найменш ефективним з трьох наведених варіантів. Для успішного проведення такого формату важливо:

Забезпечити єдиний інформаційний простір для всіх учасників (місця де можна акумулювати інформацію, цифрову та фізичну дошки, відеозв’язок, хороше аудіо).
Ймовірно буде потрібно більше фасилітаторів, які фокусуватимуться на двох паралельних потоках (онлайн\офлайн).
Розглянути різні сценарії проведення сесії для забезпечення єднання всієї команди, оскільк не все, що добре себе показує в офлайні є ефективним в офлайні і навпаки.